Redaccion de Informes

Redacción de hallazgos

La auditoría es vital ya que hace parte del conjunto de elementos que permiten verificar si el sistema hace lo que planificó y son un punto de partida para actuar mediante acciones de mejoramiento.

Primero es necesario tener claridad en los conceptos, poco podemos hablar si no hay claridad sobre estos, es por esto que vamos a identificar inicialmente 2 basados en la norma ISO 19011:20012:

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente al cual se compara la evidencia de la auditoría.

Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.

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Estos dos componentes integran el hallazgo. El primero hace referencia a los requisitos establecidos por la organización que el auditado debe cumplir y que debe ser delimitado antes de iniciar la auditoría puede ser la norma en que la empresa se está o pretende certificar, requisitos legales, procedimientos, políticas de gestión, todo lo que esté presente en el alcance de auditoría. El segundo hace referencia a comparar la realidad ante los requisitos aplicables, en qué grado se están cumpliendo estos criterios de auditoria.

Difícilmente se puede generar un hallazgo sin tener presente tanto los criterios de auditoría con la evidencia de auditoría. Ahora veamos dos nuevas definiciones también presentes en la norma ISO 19011:2012:

Hallazgo de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Existen 3 tipos de hallazgos: Fortaleza, Observación-Oportunidad de Mejora y no conformidad, vamos a centrarnos en las no conformidades.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, el hallazgo de auditoría es el resultado de comprar la evidencia de auditoría con los criterios de auditoría, si la evidencia no demuestra que se cumple el criterio de auditoría aplica una No conformidad.

Debemos evitar al máximo que una no conformidad no contenga criterio de auditoria o evidencia de auditoría ya que afectaríamos a la organización como auditores al momento de planificar una acción correctiva. Ahora vamos a enfocarnos en la agregación de valor, para esto es vital que como auditores identifiquemos cual es el impacto del incumplimiento, si el impacto es trivial y no vital seguramente es una No conformidad que no aportará suficiente a la organización, sin embargo sigue siendo un incumplimiento, para esto se puede profundizar un poco más en la evidencia con el fin de identificar un problema mayor, es decir, ir más allá de la punta del Iceberg.

A continuación haremos un ejemplo de un hallazgo identificado a una empresa de comercialización de motores de autos que se encuentra certificada en ISO 9001:2008.

Se trata de la misma situación, pero generar hallazgos que agreguen valor permite que las empresas identificar lo prioritario y enfocar su estrategia hacia su cierre definitivo.

Podemos notar que hay dos incumplimientos: La no realización de la evaluación de proveedores a "Transportamos mercancías" y la no realización de la evaluación de proveedores a "Bodegas seguras". Sin embargo, los dos incumplimientos fueron la evidencia para identificar una sola No conformidad y en lugar de hacer dos no conformidades con una evidencia cada una se hizo una no conformidad con dos evidencias, así bajamos la cantidad de no conformidades y dejamos las necesarias para optimizar los recursos del cliente para la atención de no conformidades.

Debemos evitar (Así seamos auditores) que las organizaciones trabajen en función del auditor sino enfocados en mejorar su servicio o cualquier otro de sus objetivos. Debemos ser conscientes también como auditores que la cantidad de hallazgos no determina que tan buenos o malos somos como auditores, por lo que debemos enfocarnos en generar hallazgos que le permitan al cliente identificar mejoras en su sistema de gestión.

Espero este artículo sea de su agrado, recuerden que para generar una no conformidad debemos tener claro: El criterio, la evidencia y el impacto, la evidencia la podemos obtener mediante entrevista, verificación de registros o revisión documental, podemos profundizar en estos temas en un blog próximamente.

Informe de Auditoría Interna

El informe de auditoría interna es el　registro　que se deriva de la realización de dicha auditoría, pero podemos hacer de este informe una herramienta que nos permita iniciar más acciones de mejora que la mera corrección de las no conformidades detectadas.

La preparación del　informe　es　responsabilidad　del　Auditor Jefe, que es en última estancia el encargado de la redacción y / o aprobación de las no conformidades que aparecerán en el informe. Evidentemente, recibirá el apoyo del resto del equipo auditor para realizar el informe con la mayor cantidad de datos posibles, sobre todo aquellos que permitan establecer acciones de mejora.

Sobre la preparación del informe, lo　primero　que hay que tener en cuenta es que debe realizarse lo　antes posible, e intentar no retrasarse más de 15 días. Cuanto más tiempo pasa entre la conclusión de la auditoría y la elaboración del informe, más detalles se olvidan y oportunidades de mejora se pueden quedar sin registrar. Esto también sirve para los auditados, ya que pueden olvidar parte de los comentarios realizados en la auditoría interna.

El contenido　mínimo　que　debería　incluirse　en el informe de auditoría aparece en la norma　ISO 19011, y debería ser:

Objetivo de la auditoría

Alcance de la auditoría　(incluyendo procesos, departamentos, delegaciones, etc)

Criterios de auditoría:　Normas y Sistema de gestión　ante los que comparamos los hallazgos de auditoría.

Equipo auditor, con nombres, apellidos y figura que ocupa en el equipo.

Fechas y lugares　en las que se realizó la auditoría

Hallazgos　y　evidencias　de la auditoría: Es muy　recomendable　que la　exposición　de los hallazgos y evidencias se hagan siguiendo el　orden del Sistema de Gestión y / o de las normas de aplicación, de forma que permita una fácil identificación de los requisitos cumplidos / incumplidos.

Conclusiones　sobre el Sistema auditado

Declaración del grado de cumplimiento　del sistema auditado　sobre los criterios de auditoría

También　se puede　incluir　en el informe:

un listado de　distribución　del informe de auditoría

la　adecuación　del plan de auditoría a la realización de la misma

una declaración de　confidencialidad　de los auditores

las acciones　sin resolver　entre auditores y auditados

los　planes de mejora　ya establecidos

los puntos　fuertes　del Sistema

y los　problemas　encontrados en el desarrollo de la auditoría (para tener en cuenta en la próxima planificación de auditorías):

partes del Sistema de Gestión o de los procesos / departamentos / delegaciones que　no se han podido auditar

problemas con　desplazamientos　(aviones, trenes, etc)

problemas de　manutención　de auditores y auditados (alojamiento, comidas, etc)

Informes Gerenciales

Los informes empresariales que ayudan a los gerentes a tomar decisiones son vitales para la operación de una compañía. Estos informes notifican a los gerentes sobre diferentes aspectos de la empresa y pueden ayudarles a tomar decisiones que podrían tener un impacto profundo en el negocio. Los reportes recolectan información de transacciones de cuenta y se los presentan de una manera que facilita la toma de decisiones.

Declaración de ganancias y pérdidas

La declaración de ganancias y pérdidas, también llamada declaración de ingresos, es una lista de todas las ganancias generadas y de los gastos incurridos por la empresa o uno de sus departamentos. Este informe es uno de los más importantes de los disponibles para los gerentes, ya que muestra simplemente la ganancia o pérdida generada por las operaciones de la firma. Las declaraciones de ganancias y pérdidas pueden ser generadas por toda una compañía y también pueden ser desglosadas por departamento, si se lleva un registro de los ingresos y costos de cada departamento.

Informe de antigüedad de las cuentas por cobrar

El informe de antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe gerencial que presenta una lista con todas las cantidades que debe cada cliente. Este informe es una herramienta importante para monitorear las cuentas morosas y determinar el esfuerzo de cobranza contra los clientes con facturas vencidas. El informe es generado usando la fecha de vencimiento para determinar la antigüedad de la factura. Los gerentes pueden darle una mayor prioridad a las facturas con valores más viejos para aumentar la eficiencia del esfuerzo de cobranza.

Informe del costo laboral

Los informes del costo laboral son importantes para los gerentes porque muestran la rentabilidad de la compañía en relación a cada trabajo. Los costos incurridos por cada trabajo son comparados con la ganancia generada, permitiendo al lector determinar rápidamente la rentabilidad de un trabajo específico. Los gerentes usan estos informes para determinar segmentos de la empresa que son rentables y los que tienen problemas que deben ser resueltos para lograr rentabilidad.

Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es un informe vital para los gerentes y los supervisores de producción para examinar, ya que documenta las ganancias esperadas y los gastos para un período de tiempo y les permite examinar las variantes del presupuesto comparado con los resultados reales. El presupuesto operativo es esencialmente un manual para la operación diaria esperada de la empresa. Los gerentes pueden estimar su ganancia mensual usando las estimaciones de ventas y gastos. El presupuesto operativo es una herramienta beneficiosa para planificar los gastos de una empresa durante un período de tiempo determinado.

BIBLIOGRAFÍA